PLANNING, ORGANIZING, ACTUATING DAN CONTROLLING (POAC)

ASSALAMUALAIKUM  WR.WB

     

                                                                                    Gambar 1.1

    Pada artikel kali ini, kita akan mengupas tuntas mengenai prinsip POAC yang telah diterapkan oleh banyak orang di seluruh dunia, dan telah terbukti sukses membantu mengembangkan segala jenis bisnis.

                  

                                                            Gambar 1.2

P

OAC merupakan sebuah prinsip manajemen organisasi yang pertama kali diperkenalkan oleh George R. Kelly, yang terdiri dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Lalu apa kaitan prinsip manajemen organisasi dengan manajemen bisnis?, Masih banyak yang belum memahami bahwa dibalik kesuksesan sebuah bisnis adalah sebuah organisasi yang baik. Sebuah bisnis sendiri tidak akan pernah ada atau berjalan tanpa adanya organisasi. Jadi, sebelum kita lompat ke manajemen bisnis, akan sangat membantu kalo kita sudah memiliki manajemen organisasi yang sempurna.

Daftar Isi

Fungsi Manajemen dan Jenis Pekerjaan

1. Manajemen Leading (memimpin)

2. Management Planning

3. Management Organizing (penyusunan manajemen)

4. Management Controlling (pengawasan, pengendalian dan pengamatan)

1. Developing performance standard

2. Measuring performance

3. Evaluating result

4. Taking corrective action

1.  Pengertian POAC

2.  Fungsi POAC

3.  Penutup

                          

                                

                                                        Gambar 1.3

A.   Fungsi Manajemen POAC Menurut George R. Terri dan Para Ahli

    Fungsi manajemen dalam hal ini adalah sejumlah kegiatan yang meliputi beraneka ragam jenis pekerjaan yang dapat digolongkan ke dalam satu kelompok sehingga membentuk satu kesatuan administratif.

                 

                                                        Gambar 2.1

a. Fungsi Manajemen dan Jenis Pekerjaan

   Sebagaimana yang dikatakan oleh Louis A. Allen di dalam bukunya “The Professional of Management” manajemen adalah suatu jenis pekerjaan khusus yang menghendaki usaha mental dan fisik yang diperlukan untuk memimpin, menyusun, merencanakan, dan mengawasi. Allen, Louis A., mengatakan bahwa pekerjaan manajer itu mencangkup 4 fungsi manajemen, yaitu:

        ·        Leading (memimpin)

        ·        Planning (merencanakan)

        ·       Organizing (menyusun)

      ·       Controlling (mengawasi dan meneliti), yaitu menentukan langkah-langkah yang lebih baik.               

    Setiap manajer atau pemimpin harus menjalankan keempat fungsi manajemen tersebut di dalam organisasi sehingga hasilnya menjadi suatu keseluruhan yang sistematis. Contohnya setiap orang bisa merencanakan dan menyusun pekerjaannya, tetapi jika cuma itu mereka belum bisa disebut manajer, seperti halnya seorang ibu tidak bisa kita sebut sebagai dokter, hanya karena kadang-kadang ibu itu memberikan anaknya fungsi pokok manajemen, yaitu:

•  Planning
• Organizing
•  staffing
•  directing and leading
• Controlling

George R. Terry merumuskan fungsi manajemen menjadi empat fungsi manajemen pokok, yaitu:

• planning
• organizing
• actuating
• controlling

Berkaitan dengan hal tersebut, menurut George R. Terry perlu memahami konsep PIRO, yang merupakan singkatan dari people, ideas, resources, dan objectives.

1. People (manusia) merupakan sumber daya manajemen paling penting yang tersedia bagi manajer. Sebagaimana dalam analisis akhir manajemen adalah:

• Oleh (by)
•  Melalui atau dengan menggunakan (through) 
• Untuk (for) manusia.

    Hal ini berarti dalam upaya mencari suatu tujuan yang telah ditentukan maka setiap anggota organisasi perlu diberitahu, diyakini dan dibangkitkan semangatnya.Selain itu, mereka perlu diarahkan sesuai dengan tugas-tugasnya agar hasil kerjanya dapat memuaskan.

2. Ideas (gagasan-gagasan) merupakan milik yang paling berharga dari manajer, yaitu berupa pemahaman mengenai sesuatu berupa konsep-konsep pemikiran yang diperlukan.                  

3. Objectives merupakan tujuan-tujuan yang memberikan makna bagi penggunaan manusia, gagasan dan sumber daya.

Jadi, jelas ada suatu tujuan yang dicapai dan suatu misi yang harus diemban sesuai dengan sasaran dari setiap kegiatan organisasi. Luther Gulick (1930) mengatakan, fungsi manajemen adalah POSDCORB, singkatan dari:

P = Planning

O = Organizing

S = Staffing

D = Directing

C = Coordinating

R = Reporting

B = Budgeting

Sebenarnya lama sebelum tahun (1908) Henry Fayol menyebutkan bahwa tugas utama seorang manajer adalah:

• Merencanakan(to plan)
• Mengorganisasikan(to organize)
• Mengkoordinasikan(to coordination)
• Mengawasi(to control).

    Sesungguhnya pandangan mengenai fungsi manajemen itu tidak berbeda antara beberapa ahli tersebut, cuma yang satu memasukkan salah satu atau dua fungsi ke dalam satu fungsi, sedangkan yang lain membaginya lagi sehingga menjadi beberapa fungsi yang lebih terperinci. Kita lihat, misalnya Louis A. Allen memasukan fungsi directing, selecting people dan staffing ke dalam salah satu fungsi manajemen, yaitu leading, sedangkan Koontz dan O’Donnell memisahkannya.Selain itu, kita lihat George R. Terry merumuskan planning menjadi fungsi pertama, sedangkan fungsi learning dia memasukan ke dalam actuating.

    Jika kita lihat sistematika fungsi-fungsi manajemen dari Louis A. Allen, kita akan melihat bahwa hal di atas sudah sesuai dengan kenyataan di lapangan, bahwa setiap manajer harus melaksanakan keempat fungsi tersebut, sehingga hasilnya menjadi satu kesatuan yang sistematis. Berkomunikasi adalah pekerjaan seorang manajer, terutama dalam menjalani Masing-masing fungsi tidak berdiri sendiri, tetapi harus dirakit menjadi proses manajemen. Fungsi manajemen menurut Louis A. Allen terdiri dari:

1. Manajemen Leading (memimpin)          

                         

                                                                Gambar 2.2

    Memimpin adalah pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer agar orang-orang lain bertindak. Dalam pengertian manajemen, memimpin bukan proyeksi dari sifat pribadi, melainkan merupakan suatu jenis pekerjaan khusus yang terdiri dari keahlian yang dapat dikelompokkan ke dalam golongan yang sama sehingga menuntut dirinya sebagai seorang generalist.

    Fungsi leading ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu:

• Mengambil keputusan (decision making);
• Mengadakan komunikasi (communicating);
• Memberikan motivasi (motivating);
• Memilih orang-orang (selecting people);
• Mengembangkan orang-orang (developing people).

    Penjelasan fungsi manajemen sebagai leading adalah sebagai berikut :

• Mengambil keputusan adalah pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer dalam memperoleh kesimpulan-kesimpulan dan pendapat (conclusion and judgement) dalam memberi keputusan mengenai suatu soal.
• Berkomunikasi merupakan tugas utama bagi seorang manajer, terutama ketika mentrasfer pemikiran antara dirinya dengan bawahan yang dipimpinnya.  Tugas pemimpin dalam kaitan dengan komunikasi adalah memberikan penerangan mengenai tradisi, tujuan, sejarah, perubahan, dan politik.

                                                                    Gambar 2.3

    Merupakan tugas seorang pemimpin untuk memberikan penerangan kepada bawahannya mengenai tradisi, tujuan, sejarah, dan politik perusahaannya. Mereka harus mengerti betul tentang struktur organisasi, hubungan kepegawaian dan aktivitas dari satu bagian dengan bagian lainnya. Oleh sebab itu, mereka harus bisa beradaptasi dengan job list yang diberikan dan juga dengan kultur yang berlaku.

    Jadi, fungsi komunikasi itu maksudnya untuk menjamin pengertian timbal balik antara atasan dan manajer serta orang-orang lain yang tergabung dalam organisasi.Manajer harus mengerti bawahannya dan memahami kebutuhannya dan pendapat mereka.

   Motivasi adalah fungsi yang merupakan pekerjaan seorang manajer dalam memberikan inspirasi, semangat dan dorongan kepada orang lain untuk bertindak.Motif adalah suatu dorongan dari dalam dirinya atau dari luar yang memberikan suatu kekuatan yang sangat bear untuk berbuat sesuatu.Motivasi diarahkan kepada sumber utama tingkah laku manusia (mainspring human behaviosr) dan hal ini merupakan salah satu keahlian manajemen yang paling sulit. Cara-cara yang dipergunakan oleh seorang pemimpin untuk menuntut dan membantu bawahannya tentu saja bermacam-macam. Untuk mendapatkan yang paling baik, dibutuhkan suatu pengetahuan dari berbagai macam cara yang disertai dengan intuisi untuk memilih cara yang paling tepat waktu dan tempatnya. Leading merupakan fungsi utama manajemen yang sangat berpengaruh,  dan skill memimpin merupakan keahlian seorang manajer untuk mengatur hubungan antar manusia (human relations). Oleh karena itu, timbul kecenderungan untuk menarik kesimpulan bahwa hubungan antar manusia yang sempurna dan manajemen yang efektif adalah suatu hal yang tidak bisa dipisahkan.

2. Management Planning

                                                                                                                                                                                                                                             Gambar 2.4                                                                     

fungsi Manajemen planning meliputi beberapa kegiatan, seperti:

• forecasting (meramalkan);
• establishing objective (menetapkan maksud dan tujuan);
• Tugas manajer dalam menentukan saran-saran atau tujuan (goal or target).
• programming(mengacarakan);
• scheduling (mengatur tata waktu);
• Menetapkan urutan yang tepat. Hal ini sangat penting agar semua tindakan dapat berhasil dengan baik.
• budgeting (menyusun anggaran belanja);
• Mengalokasikan sumber-sumber daya yang ada.
• developing procedures (mengembangkan prosedur);
• Menormalisasikan cara-cara pelaksanaan pekerjaan (standardize).
• establishing and interpreting police (menetapkan dan menafsirkan kebijakan-kebijakan);

    Menerapkan dasar-dasar penerapan kerja. Harold Koontz dan O’Donnel mengatakan, fungsi perencanaan adalah “bila kelompok orang berusaha agar efektif, maka mereka harus mengetahui apa yang harus mereka selesaikan”. Rencana tersebut sudah ditetapkan jauh jauh hari, apa yang dikerjakan, kapan mengerjakannya, siapa yang mengerjakannya, dan bagaimana cara mengerjakannya. Planning menjembatani kesenjangan ketika kita berada dan ke mana kita ingin pergi atau dengan kata lain “plans are made to operate in the future“. Lebih jauh Koontz mengatakan, “planning meminta proses pemikiran yang memerlukan arah tindakan yang ditentukan secara sadar dan merupakan dasar dari keputusan-keputusan terhadap tujuan, pengetahuan, dan dugaan yang disoroti”. 

    Jadi, dalam “planning” kita melihat ke muka, yaitu ke masa yang akan datang dan dengan kontrol kita melihat ke belakang, yaitu mengenai tindakan yang dilaksanakan.

3. Management Organizing (penyusunan manajemen)

   Kegiatan yang dilakukan oleh manajer dalam mengatur dan menghubungkan pekerjaan yang dilakukan sehingga dapat dilaksanakan dengan efektif oleh orang lain (karyawan.

Fungsi manajemen organizing ini meliputi:

1. Designing Organization Structure (merencanakan strukur organisasi)
   Menyusun pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang ditentukan, menggolongkan pekerjaan agar merupakan satu kesatuan organisasi yang seimbang, dan menentukan tanggung jawab dalam setiap jabatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
2. Menyusun pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang ditentukan, menggolongkan pekerjaan agar merupakan satu kesatuan organisasi yang seimbang, dan menentukan tanggung jawab dalam setiap jabatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
3. Delegating Responsibility and Authority (mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang)
   Mempercayakan tanggung jawab dan wewenang kepada orang lain, serta menetapkan pertanggungjawaban (accountibility) untuk hasil yang dicapai.
4. Mempercayakan tanggung jawab dan wewenang kepada orang lain, serta menetapkan pertanggungjawaban (accountibility) untuk hasil yang dicapai.
5. Establishing Relationship (menetapkan hubungan-hubungan yang membedakan antara line dan staff)
6. Menjelaskan reporting relationship (hubungan pelapor) antar bawahan masing-masing, dan antar kelompok sendiri dengan kelompok lainnya.Misalnya antara line dan staf, khususnya merupakan cara untuk membedakan antara dua jenis hubungan. Menunjukkan peranan orang-orang dalam suatu kelompok yang mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan terakhir dalam soal-soal yangberhubungan dengan maksud dan tujuan utama organsasi.

4. Management Controlling (pengawasan, pengendalian dan pengamatan)

    Pekerjaan manajer dalam menilai dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan dan yang telah selesai. Cara-cara pengawasan dalam manajemen diperoleh melalui:

• developing performance standard (perkembangan tinskadderajat pekerjaan);
• measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan);
• evaluating results (penilaian hasil pekerjaan);
• Taking corecctive action ( pengambilan keputusan perbaikan).

    Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai betikut :

1. Developing Performance Standard. 

Pekerjaan yang harus diselesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat-alat pengukuran (yard-stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor kepadanya. Ukuran-ukuran ini dapat diambil dan tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksanaan dan anggaran belanja yang ditetapkan dan direncanakan.

    2. Measuring Performance

Memastikan dan menetapkan pekerjaan mana sudah selesai dan mana yang sedang dalam proses pengerjaan. Hal tersebut dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai kegiatan.

    3. Evaluating Result

Menetapkan arti perbedaan-perbedaan dan pengecualian-pengecualian dengan cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.

    4. Taking Corective Action

Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyinpangan-penyimpangan yang terjadi.

    Adapun terkait ke 4 fungsi manajemen tersebut saling terhubung antara fungsi manajemen satu dengan fungsi manajemen yang lain. Semua itu merupakan hasil hubungan antara fungsi leading, planning, organizing dan controlling. Semua susunan, rencana-rencana, alat-alat pengawas dan peneliti tidak berguna tanpa adanya penggerak dari orang-orang yang dipimpin, yaitu manusianya.

    Oleh karena itu, manusia adalah unsur manajemen yang terpenting dalam setiap organisasi. Fungsi-fungsi pokok manajemen menurut George R. Terry yang membentuk fungsi manajemen sebagai salah satu proses sebagai berikut :

    Selanjutnya, ia membuat suatu tabel perincian berbagai kegiatan penting dan setiap fungsi pokok manajemen yang merupakan pekerjaan manajer sebagai berikut.

                             

                                                                    Video 1.1

                                                              Source : youtube

B. PENGERTIAN  POAC (PLANNING, ORGANIZING, ACTUATIG,                       CONTROLLING)

                      

                                                      Gambar 3.1                                                                                                                                  

 1.    Planning

    Planning merupakan sebuah proses menyusun suatu kerangka kerja yang objektif guna untuk mengejar tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Dalam membuat sebuah perencanaan yang perlu dibahas adalah tujuan / goal perusahaan dan upaya yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Membuat keputusan juga merupakan bagian dalam proses planning. Keputusan yang diambil harus memperhatikan masa depan dan setiap keputusan yang dibuat harus berhubungan dengan tujuan yang ingin dikejar atau mendukung dalam mencapai tujuan. Proses planning penting karena berperan dalam menggerakkan seluruh fungsi manajemen dalam sebuah bisnis. Dengan memiliki sebuah rencana, setiap individu atau divisi atau organisasi jadi memiliki arah yang jelas, dan bisa membantu mengeliminasi hal-hal yang tidak penting atau kurang membantu dalam mencapai tujuan bisnis.

   Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat sebuah perencanaan, yaitu SMART:

• Spesifik        :
• Measurable   : rencana harus bisa diukur kesuksesannya
• Achievable   : rencana yang dibuat harus masuk diakal, bukan merupakan sebuah angan-angan, dan dapat dicapai.
• Realistic     : dalam membuat rencana, kita perlu berpikiran realis. Sama dengan poin sebelumnya, rencana yang dibuat harus sesuai dengan keadaan bisnis.
• Time            : setiap membuat rencana, pastinya kita harus menentukan batas waktu kapan rencana tersebut harus dimulai dan diselesaikan. Hal ini penting karena sebuah rencana akan selalu menjadi rencana jika tidak dijalankan, dan berguna untuk mengevaluasi cara kerja atau hasil dari rencana tersebut.

2. Organizing

   Setelah merencanakan semua hal yang dibutuhkan, selanjutnya adalah proses mengatur tim atau divisi, mengatur jadwal kerja, juga mengelompokkan tiap individu sesuai kemampuannya. Organizing akan menuntut suatu bisnis untuk memanfaatkan segala sumber daya yang dimiliki, khususnya sumber daya manusia, dalam upaya mengubah rencana ke dalam bentuk aksi yang nyata. Proses ini menghasilkan pembagian tugas atau tim dengan tugas spesifik.

    Hasil dari perencanaan yang telah dibuat perlu diteruskan ke grup yang lebih besar, dimulai dari divisi yang ada di perusahaan. Tiap divisi akan memiliki tugas masing-masing untuk mengimplementasikan konsep dasar bisnis, termasuk segala keperluannya. Dengan distribusi konsep yang tepat, tiap divisi dalam struktur bisnis diharapkan dapat menjalankan rencana sesuai prosedur dan secara sistematis. Banyaknya individu di tiap divisi harus berdasarkan kebutuhan. Kurangnya personil untuk tiap divisi bisa menyebabkan masalah, tapi hal yang sama juga bisa terjadi jika terlalu banyak personil yang terlibat.

    Di tiap divisi pastinya ada satu penanggungjawab terhadap tugas, otoritas, dan jobdesc yang berbeda. Makin tinggi posisi yang dipegang, makin besar tanggung jawab, tugas, dan otoritas yang dimiliki. Prinsip dasar pengelolaan ini akan menjaga bisnis tetap berjalan sesuai alur yang direncanakan di awal dengan membagi tugas ke tiap divisi sesuai dengan keahliannya. Peran pimpinan juga jadi lebih krusial karena harus mampu memastikan tim bekerja secara efektif dan memastikan rencana yang sudah ada berjalan mulus.

3. Actuating

    Mengimplementasi rencana ke dalam bentuk aksi menjadi langkah penting untuk mencapai sukses dalam bisnis. Dalam hal ini, tiap divisi diharapkan untuk mulai bisa mengerjakan tugasnya sesuai deskripsi pekerjaan masing-masing dengan mengaktualisasi ide dasar / rencana bisnis yang sudah diberikan. Dengan rencana matang dan proses aktualisasi yang sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan, sistem manajemen bisa berjalan dengan halus. Tapi untuk mewujudkan hal ini, diperlukan kerja keras, kerja cerdas, dan kerja sama. Semua divisi harus seirama dalam mengeksekusi rencana.

    Dalam kata yang lain, aktualiasi merupakan bagian dari misi. Sedangkan rencana yang dibuat menjadi bagian dari visi. Mengaktualisasi rencana kerja harus sesuai program kerja yang sudah disiapkan sebelumnya. Tentu saja dalam praktiknya pasti akan ada yang berubah sesuai situasi yang berlangsung. Tiap divisi dan individu yang tergabung pada suatu bisnis harus bekerja sesuai dengan tugas yang dibebankan, termasuk fungsi dan peran yang diemban. Keahlian dan kompetensi dari tiap individu akan sangat krusial dalam proses aktualisasi ide.

    Aktualisi merupakan proses implementasi rencana. Tanpa ada satu aksi yang nyata, rencana hanya akan menjadi sekedar imajinasi belaka, atau mimpi yang tak pernah menjadi nyata.

4. Controlling

    Controlling merupakan aksi yang dilakukan untuk memastikan alur kerja bisnis berjalan sesuai rencana. Bahkan tiga poin di atas (planning, organizing, dan actuating) tidak akan berjalan sempurna tanpa ada kontrol yang layak. Dalam hal ini, mengontrol bisa dimaknai sebagai aktivitas menjaga bisnis supaya tetap eksis. Mengontrol semua proses aktualisasi termasuk aspek penting dalam manajemen yang ideal. Tujuan utama controlling adalah untuk menjaga semua proses berjalan sesuai apa yang direncanakan. Kontrol yang dimaksud merupakan tugas utama dari pemimpin atau koordinator tiap divisi. Kontrol umumnya mencakup semua aspek, termasuk aktivitas bisnis yang sedang berjalan, kenyamanan semua individu yang terlibat, waktu yang diperlukan tiap divisi, juga lainnya. Tujuan dari kontrol yaitu memastikan bahwa semua aktivitas yang dilakukan dalam bisnis sesuai dengan kerangka kerja yang dibuat berdasarkan konsep dasar. Jika suatu saat muncul masalah di luar rencana, pemimpin harus mampu memberi solusi, tentunya masih mengacu dengan rencana kerja. Hasil akhirnya adalah, semua aktivitas yang dikerjakan akan memberi hasil maksimal. Pada proses kontrol ini, peran pemimpin sangat penting, terlebih saat dituntut mengambil keputusan yang cepat dan tepat. Manfaat penting lainnya dari controlling adalah kemampuan melihat potensi penyimpangan yang terjadi selama bisnis berjalan, baik dalam proses perencanaan, implementasi, dan organisasi. Semakin cepat sebuah penyimpangan / masalah dikoreksi, diantisipasi dan disesuaikan, maka hasil akan menjadi lebih maksimal dan efisien.

1. Pengertian tiap Fungsi POAC

                           

                                                            Gambar 4.1

    Fungsi POAC sendiri dalam suatu organisasi adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi suatu organisasi dalam pencapaian tujuannya. Berikut adalah pemaparan singkat tentang tiap bagian dari POAC :

a. Planning

    Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut. Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama manajemen dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan. Di dalam planning, manajer memperhatikan masa depan, mengatakan “Ini adalah apa yang ingin kita capai dan bagaimana kita akan melakukannya”.

    Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap pilihan dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Planning penting karena banyak berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain. Contohnya, setiap manajer harus membuat rencana pekerjaan yang efektif di dalam kepegawaian organisasi.

 b. Organizing

    Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap aktifitas, membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan menentukan siapa yang memiliki hak untuk mengerjakan beberapa tugas.

    Aspek utama lain dari organizing adalah pengelompokan kegiatan ke departemen atau beberapa subdivisi lainnya. Misalnya kepegawaian, untuk memastikan bahwa sumber daya manusia diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Memekerjakan orang untuk pekerjaan merupakan aktifitas kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas utama yang terkadang diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari organizing.

    Definisi sederhana dari pengorganisasian ialah seluruh proses pengelompokan orang, alat, tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

     Pengorganisasian adalah penentuan pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas dan membagi pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan berbagai departemen serta penentuan hubungan. Tujuan pengorganisasian ini adalah untuk menetapkan peran serta struktur dimana karyawan dapat mengetahui apa tugas dan tujuan mereka

c. Actuating

     Actuating, dalam bahasa Indonesia artinya adalah menggerakkan. Maksudnya, suatu tindakan untuk mengupayakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan tujuan organisasi. Jadi, actuating bertujuan untuk menggerakkan orang agar mau bekerja dengan sendirinya dan penuh dengan kesadaran secara bersama- sama untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang baik. Actuating adalah peran manajer untuk mengarahkan pekerja yang sesuai dengan tujuan organisasi. Actuating adalah implementasi rencana, berbeda dari planning dan organizing. Actuating membuat urutan rencana menjadi tindakan dalam dunia organisasi. Sehingga tanpa tindakan nyata, rencana akan menjadi imajinasi atau impian yang tidak pernah menjadi kenyataan.

 d. Controlling

  Controlling, memastikan bahwa kinerja sesuai dengan rencana. Hal ini membandingkan antara kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan. Jika terjadi perbedaan yang signifikan antara kinerja aktual dan yang diharapkan, manajer harus mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi. Misalnya meningkatkan periklanan untuk meningkatkan penjualan.

    Fungsi dari controlling adalah menentukan apakah rencana awal perlu direvisi, melihat hasil dari kinerja selama ini. Jika dirasa butuh ada perubahan, maka seorang manajer akan kembali pada proses planning. Di mana ia akan merencanakan sesuatu yang baru, berdasarkan hasil dari controlling.

    Jelas sekali bahwa fungsi pengawasan yang diambil dari sudut pandang definisi sangat vital dalam suatu perusahaan. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan dari rencana. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan. Hal ini dilakukan untuk pencapaian tujuan sesuai dengan rencana. Jadi pengawasan dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen menjadi efektif dan efisien.

   Dalam controlling ada beberapa proses dan tahapan, yaitu pengawasan. Proses pengawasan dilakukan secara bertahap dan sistematis melalui langkah sebagai berikut:

Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

• Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai.
• Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada.
• Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Beberapa cara pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer yang meliputi:

1. pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manejer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. 
2. Pengawasan berdasarkan pengecualian, adalah pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

Pengawasan juga bisa dibedakan menurut sifat dan waktunya:

• Preventive control, adalah pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya. Pengawasan ini merupakan pengawasan terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan namun sifatnya prediktif.
• Repressive control, adalah pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.
• Pengawasan saat proses dilakukan, sehingga dapat segera dilakukan perbaikan.
• Pengawasan berkala, adalah pengawasan yang dilakukan secara berkala, misalnya perbulan, persmester, dll.
• Pengawasan mendadak (sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelaksanaannya dilakukan dengan baik atau tidak.
• Pengawasan Melekat (waskat), adalah pengawasan/pengendalian yang dilakukan secara integratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.

   Ada beberapa dasar proses dalam pengawasan, diantaranya adalah Teknik pengendalian dan sistem yang pada dasarnya sama untuk kas, prosedur kantor, moral, kualitas produk atau apa pun. Bisa diasumsikan bahwa baik rencana dan struktur organisasi yang jelas, lengkap, dan terintegrasi akan tercipta jika manajer yakin akan tugasnya. Jika manajer tidak yakin dari tugasnya atau bawahan tidak memiliki kekuatan atau tidak tahu bahwa dia memiliki kekuatan untuk melaksanakan tugasnya, akan menjadi sulit untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab.

 

                                        Video 2.1

                                   Source : youtube

3. Penutup

    POAC diterapkan dalam setiap organisasi di seluruh dunia guna mempertahankan kelanjutan organisasi. POAC adalah dasar manajemen untuk organisasi manajerial. Terdapat beberapa konsep proses manajemen, misalnya saja PDCE (Plan, Do, Check, Evaluate), dan PDCA (Plan, Do, Check, Action). Namun, konsep POAC lebih banyak digunakan dan diterapkan karena lebih sesuai untuk setiap tingkat manajemen.

    

                                                                Video 3.1

                                                          Source : youtube